Karolina Cwalina, planowanie czasu
Fot. AdobeStock.com
styl życia

Jak planować czas, żeby nie zwariować?

Wykorzystaj rady eksperta! Oto 8 kroków, dzięki którym zapanujesz nad kalendarzem

Karolina Cwalina 19 października 2019 17:30
Karolina Cwalina, planowanie czasu
Fot. AdobeStock.com

Mam klientkę, która powiedziała mi podczas pewnego spotkania, że jest zbyt zmęczona, aby odpocząć. Ciągle jest w trybie pracy, a jednocześnie ma poczucie, że nie realizuje wszystkich zadań. W jej życiu panuje chaos, który przenosi się także na życie osobiste i rodzinę. Wszyscy to znamy: zaczyna się kolejny tydzień, na myśl o powrocie do pracy bledniemy, lista rzeczy do zrobienia nie skraca się, a wręcz wydłuża, a czasu wciąż ubywa. Oto 8 prostych kroków, które pozwolą uporządkować zadania i zyskać więcej czasu na przyjemności.

1. Stwórz dobry plan

Sukces nie istnieje bez planu. Dotyczy to zarówno planów zawodowych, jak i banalnego narzędzia, jakim jest lista rzeczy do zrobienia. Przede wszystkim bardzo odciąża, pomaga usystematyzować działania, sprawia, że jest się spokojniejszym, a wszystkie zadania znajdują się w jednym miejscu. Planować najlepiej w rytmie tygodniowym - stworzenie listy zadań na cały tydzień pozwala dobrze rozdzielić je w kolejnych krokach na poszczególne dni. Dlatego postaraj się stworzyć listę najważniejszych spraw do załatwienia, jakie czekają Cię w kolejnym tygodniu.

2. Zacznij tydzień w niedzielę

Planowanie kolejnego tygodnia rozpoczynamy… w niedzielę. Niektórzy robią to nawet w piątek. Im wcześniej, tym lepiej! Z doświadczenia wiem, że największym błędem jest planowanie obowiązków w poniedziałek (lub nieplanowanie ich w ogóle). W poniedziałek, kiedy czeka już mnóstwo spraw i maili, bardzo łatwo się w nich zatracić. Dlatego listę rzeczy do zrobienia stwórz w niedzielę wieczorem. Oczywiście, lista pewnie wydłuży się z czasem, ale poniedziałkowy poranek rozpoczniesz myślą, że wszystkie najistotniejsze sprawy są spisane i poukładane.

3. Skup się na jednej rzeczy

Tak chętnie rozsławiana wielozadaniowość czy też tzw. „mutlitalsking” to nic dobrego! Jednym z najczęstszych błędów jest branie na siebie zbyt wielu zadań jednocześnie. Jak piszą Gary Keller, Jay Papasan w książce „Jedna rzecz. Zaskakujący mechanizm niezwykłych osiągnięć” pełną efektywność osiągniesz tylko jeśli skupisz się na jednej rzeczy i doprowadzisz ją do końca.

4. Weryfikuj realizację celów

Plan i wyznaczenie tygodniowych celów nie miałyby oczywiście sensu, gdyby nie ich weryfikacja. Po zakończeniu zadania poświęć chwilę na jego ocenę. Czy cel został osiągnięty? Jeżeli nie, zastanów się dlaczego i następnym razem wykorzystaj te wnioski. Zrealizowane cele odhacz ptaszkiem, zakreśl, wykreśl z listy - każdy ma swój sposób. Muszę przyznać - jest to jedna z najbardziej satysfakcjonujących czynności w całym procesie. Moje kalendarze całe pełne są pokreślonych stron - to dla mnie zawsze najlepszy dowód owocnego dnia.

5. Nie daj się rozproszyć

Badania pokazują, że ogromna część społeczeństwa marnuje dziennie nawet kilka godzin będąc w pracy. Internet, telefony, kawa, rozmowy z koleżankami, papieros… Trudno się o to obwiniać - świat dookoła jest szybki, krzykliwy i kuszący. Na tle wszystkiego, co można robić, obowiązki wypadają niestety wyjątkowo blado. Skupienie najłatwiej osiągniesz jeśli odetniesz się od rozpraszaczy. Wyłącz portale społecznościowe, wycisz prywatny telefon, jeśli rozprasza cię hałas w pokoju, może zmień miejsce… Takie podejście do pracy to nawyk. Z czasem będzie coraz łatwiej osiągnąć pełne skupienie.

6. Rób przerwy

Odcięcie od rozpraszaczy rekompensuj sobie za to częstszymi przerwami, które przeznacz na regenerację i odpoczynek. Oczywiście najlepiej robić przerwy wtedy, kiedy zakończysz kolejne zadanie lub jakiś jego etap, żeby nie odrywać się od niego w trakcie. Przejdź się, porozmawiaj ze znajomymi, ale nie rozpraszaj się za bardzo. Ponowne wprowadzenie się w stan skupienia może być wtedy problemem. Najlepiej wyjdź na dwór i zrób sobie 10-minutowy spacer. Nic nie działa tak dobrze jak dotlenienie mózgu. Znacznie wzrasta wtedy szybkość i efektywność pracy.

7. Walcz z nieładem

Bałagan w głowie i przestrzeni dookoła nie sprzyja skupieniu. Bałagan przeszkadza, zmniejsza produktywność, powoduje stratę czasu. Dlatego staraj się funkcjonować we w miarę uporządkowanym środowisku. Porządkuj dokumenty na biurku, pliki na pulpicie. Podobnie podchodź do wszelkich list zadań, kalendarzy i rozpisek. Dbaj o porządek.

8. Motywuj się

Łatwiej powiedzieć, trudniej zrobić? Proponuję metodę marchewki - za realizację planu warto się nagradzać. Kolacja z partnerem, weekend z książką, zakupy, spacer, wieczór przy winie - małe przyjemności są świetną nagrodą, za dobrze wykorzystany czas w tygodniu. W poniedziałkowe poranki też nastaw sobie budzik chwilę wcześniej, żeby mieć czas na kawę lub kąpiel bez pośpiechu. Z tak rozpoczętym tygodniem jesteśmy skazani na sukces!

Karolina Cwalina, planowanie czasu
Fot. Karolina Szubert, Michał Szubert/BlackBalloon

Karolina Cwalina

Coach z akredytacją PCC ICF. Indywidualnie pracuje w Ośrodku Psychoterapii i Coachingu Inner Garden w Warszawie. Każdego dnia wspiera, motywuje i inspiruje inne kobiety. Organizatorka wyjazdów rozwojowych na Bali oraz warsztatów biznesowych, podczas których przekonuje, że warto wierzyć w siebie i we własne możliwości, ale porządny plan i dobra organizacja to podstawa. Jest też autorką licznych publikacji, a także trzech książek, w tym najnowszej - „Wszystko zaczyna się w głowie, a kończy gdy nie działasz”. Jej społeczność, która popiera hasło, że „sexy zaczyna się w głowie”, skupia już kilkadziesiąt tysięcy osób, dlatego, aby dać jej jeszcze więcej ruszyła z kanałem na YouTube i Podcastami: „KAROLINA CWALINA”.

Karolina Cwalina, planowanie czasu
Fot. Alina Rybacka

Wideo

Wiosna 2020 - design, kulinarne inspiracje, podróże bez wychodzenia z domu!

Akcje

Polecamy

Magazyn VIVA!

Bieżący numer

ADAMOWICZ, EGURROLA, FIGURA, GOLCOWIE, KUSZYŃSKA, SOYKA, NIEDENTHAL… w osobistych wspomnieniach o bliskich ich sercu miejscach. Według DOMINIKI KULCZYK świat zmieni tylko „czuła rewolucja”? Ważny głos w sprawie wykluczenia kobiet. „Wciąż mnie zaskakuje” – profesor JERZY BRALCZYK o języku polskim. W sentymentalną PODRÓŻ do nadbałtyckich kurortów zabierają nas m.in. CIERNIAK-MORGENSTERN, RODOWICZ, IWASZKIEWICZ.