Jak planować czas, żeby nie zwariować?

Jak poradzić sobie z po brzegi wypełnionym kalendarzem i mnóstwem zadań do wykonania? O radę spytaliśmy eksperta, coacha Karolinę Cwalinę.

Jak organizować pracę, żeby być bardziej efektywnym?

Mam klientkę, która powiedziała mi podczas pewnego spotkania, że jest zbyt zmęczona, aby odpocząć. Ciągle jest w trybie pracy, a jednocześnie ma poczucie, że nie realizuje wszystkich zadań. W jej życiu panuje chaos, który przenosi się także na życie osobiste i rodzinę. Wszyscy to znamy: zaczyna się kolejny tydzień, na myśl o powrocie do pracy bledniemy, lista rzeczy do zrobienia nie skraca się, a wręcz wydłuża, a czasu wciąż ubywa. Oto 8 prostych kroków, które pozwolą uporządkować zadania i zyskać więcej czasu na przyjemności.

ZOBACZ TAKŻE: Jak odnaleźć spokój? Oto aplikacje, które pomagają ograniczyć stres

1. Stwórz dobry plan

Sukces nie istnieje bez planu. Dotyczy to zarówno planów zawodowych, jak i banalnego narzędzia, jakim jest lista rzeczy do zrobienia. Przede wszystkim bardzo odciąża, pomaga usystematyzować działania, sprawia, że jest się spokojniejszym, a wszystkie zadania znajdują się w jednym miejscu. Planować najlepiej w rytmie tygodniowym - stworzenie listy zadań na cały tydzień pozwala dobrze rozdzielić je w kolejnych krokach na poszczególne dni. Dlatego postaraj się stworzyć listę najważniejszych spraw do załatwienia, jakie czekają Cię w kolejnym tygodniu.

2. Zacznij tydzień w niedzielę

Planowanie kolejnego tygodnia rozpoczynamy… w niedzielę. Niektórzy robią to nawet w piątek. Im wcześniej, tym lepiej! Z doświadczenia wiem, że największym błędem jest planowanie obowiązków w poniedziałek (lub nieplanowanie ich w ogóle). W poniedziałek, kiedy czeka już mnóstwo spraw i maili, bardzo łatwo się w nich zatracić. Dlatego listę rzeczy do zrobienia stwórz w niedzielę wieczorem. Oczywiście, lista pewnie wydłuży się z czasem, ale poniedziałkowy poranek rozpoczniesz myślą, że wszystkie najistotniejsze sprawy są spisane i poukładane.

3. Skup się na jednej rzeczy

Tak chętnie rozsławiana wielozadaniowość czy też tzw. „mutlitalsking” to nic dobrego! Jednym z najczęstszych błędów jest branie na siebie zbyt wielu zadań jednocześnie. Jak piszą Gary Keller, Jay Papasan w książce „Jedna rzecz. Zaskakujący mechanizm niezwykłych osiągnięć”, pełną efektywność osiągniesz tylko, jeśli skupisz się na jednej rzeczy i doprowadzisz ją do końca.

4. Weryfikuj realizację celów

Plan i wyznaczenie tygodniowych celów nie miałyby oczywiście sensu, gdyby nie ich weryfikacja. Po zakończeniu zadania poświęć chwilę na jego ocenę. Czy cel został osiągnięty? Jeżeli nie, zastanów się, dlaczego i następnym razem wykorzystaj te wnioski. Zrealizowane cele odhacz ptaszkiem, zakreśl, wykreśl z listy - każdy ma swój sposób. Muszę przyznać - jest to jedna z najbardziej satysfakcjonujących czynności w całym procesie. Moje kalendarze całe pełne są pokreślonych stron - to dla mnie zawsze najlepszy dowód owocnego dnia.

5. Nie daj się rozproszyć

Badania pokazują, że ogromna część społeczeństwa marnuje dziennie nawet kilka godzin, będąc w pracy. Internet, telefony, kawa, rozmowy z koleżankami, papieros… Trudno się o to obwiniać - świat dookoła jest szybki, krzykliwy i kuszący. Na tle wszystkiego, co można robić, obowiązki wypadają niestety wyjątkowo blado. Skupienie najłatwiej osiągniesz jeśli odetniesz się od rozpraszaczy. Wyłącz portale społecznościowe, wycisz prywatny telefon, jeśli rozprasza cię hałas w pokoju, może zmień miejsce… Takie podejście do pracy to nawyk. Z czasem będzie coraz łatwiej osiągnąć pełne skupienie.

6. Rób przerwy

Odcięcie od rozpraszaczy rekompensuj sobie za to częstszymi przerwami, które przeznacz na regenerację i odpoczynek. Oczywiście najlepiej robić przerwy wtedy, kiedy zakończysz kolejne zadanie lub jakiś jego etap, żeby nie odrywać się od niego w trakcie. Przejdź się, porozmawiaj ze znajomymi, ale nie rozpraszaj się za bardzo. Ponowne wprowadzenie się w stan skupienia może być wtedy problemem. Najlepiej wyjdź na dwór i zrób sobie 10-minutowy spacer. Nic nie działa tak dobrze jak dotlenienie mózgu. Znacznie wzrasta wtedy szybkość i efektywność pracy.

7. Walcz z nieładem

Bałagan w głowie i przestrzeni dookoła nie sprzyja skupieniu. Bałagan przeszkadza, zmniejsza produktywność, powoduje stratę czasu. Dlatego staraj się funkcjonować we w miarę uporządkowanym środowisku. Porządkuj dokumenty na biurku, pliki na pulpicie. Podobnie podchodź do wszelkich list zadań, kalendarzy i rozpisek. Dbaj o porządek.

8. Motywuj się

Łatwiej powiedzieć, trudniej zrobić? Proponuję metodę marchewki - za realizację planu warto się nagradzać. Kolacja z partnerem, weekend z książką, zakupy, spacer, wieczór przy winie - małe przyjemności są świetną nagrodą, za dobrze wykorzystany czas w tygodniu. W poniedziałkowe poranki też nastaw sobie budzik chwilę wcześniej, żeby mieć czas na kawę lub kąpiel bez pośpiechu. Z tak rozpoczętym tygodniem jesteśmy skazani na sukces!

9. Pamiętaj o kontakcie z naturą

Obcowanie z przyrodą zmniejsza stres, który przecież może negatywnie wpływać na naszą odporność. Nic dziwnego, że specjaliści polecają przebywanie w zielonym otoczeniu oraz częste spacery w lesie lub w parku. Warto też wspomnieć o opublikowanych niedawno badaniach, które dowiodły, że kontakt z naturą w dzieciństwie obniża ryzyko chorób i zaburzeń psychicznych w późniejszym życiu!

Poza tym, to właśnie ruch na świeżym powietrzu jesienią zapewnia nam regularną ekspozycję na światło słoneczne. Jest ono kluczowe dla produkcji witaminy D – ważnej dla prawidłowego funkcjonowania całego organizmu! W październiku, kiedy nasłonecznienie jest słabsze, warto pamiętać o dostarczaniu organizmowi odpowiedniej dawki witaminy D suplementując ją oraz o spacerach zwłaszcza w pogodne dni.

Dobrze jest zadbać także o obecność innych pierwiastków w naszej diecie. Na przykład cynk pomaga w prawidłowym funkcjonowaniu układu odpornościowego, magnez przyczynia się do zmniejszenia uczucia zmęczenia i znużenia, zaś potas – wspiera prawidłowe funkcjonowanie mięśni.

Podstawą zapewnienia sobie odpowiedniej ilości składników mineralnych w organizmie są oczywiście zbilansowane posiłki. Wsparciem mogą być także napoje funkcjonalne, na przykład NAŁ+ na bazie naturalnej wody mineralnej Nałęczowianka. Są one dostępne w trzech wariantach, wzbogaconych właśnie o składniki mineralne i delikatny owocowy smak.

---------

Karolina Cwalina - coach z akredytacją PCC ICF. Indywidualnie pracuje w Ośrodku Psychoterapii i Coachingu Inner Garden w Warszawie. Każdego dnia wspiera, motywuje i inspiruje inne kobiety. Organizatorka wyjazdów rozwojowych na Bali oraz warsztatów biznesowych, podczas których przekonuje, że warto wierzyć w siebie i we własne możliwości, ale porządny plan i dobra organizacja to podstawa. Jest też autorką licznych publikacji, a także trzech książek, w tym - „Wszystko zaczyna się w głowie, a kończy gdy nie działasz”. Jej społeczność, która popiera hasło, że „sexy zaczyna się w głowie”, skupia już kilkadziesiąt tysięcy osób, dlatego, aby dać jej jeszcze więcej ruszyła z kanałem na YouTube i Podcastami: „KAROLINA CWALINA”.